Nova Normativa 2026 de Control Horari: Què Canvia per a les Empreses

El gener de 2026 canvia les regles del control horari a Espanya. Si encara fitxes amb Excel o paper, has de canviar. Aquests sistemes queden prohibits i les sancions arriben fins als 225.000 euros.

No és una amenaça buida. La Inspecció de Treball necessita registres fiables, inalterables i accessibles en temps real. Si no els tens, la multa és automàtica.

Per què ara?

Durant anys moltes empreses han tirat d'Excel, llibretes o simplement la paraula del treballador. El problema és que aquests registres es poden manipular i no ofereixen cap garantia legal.

Ara, quan un inspector arriba a la teva empresa, vol veure els fitxatges al moment. Si el sistema no és digital i inalterable, no hi ha marge de maniobra.

A més, la normativa busca protegir els drets dels treballadors: evitar hores extres no pagades, jornades excessives i frau laboral.

Què vol dir exactament "sistema digital inalterable"

Ni Excel, ni Google Sheets, ni un PDF al Drive. Cap d'aquests compleix el requisit.

Un sistema vàlid ha de registrar automàticament qui fa cada canvi, quan i per què. Si algú modifica una hora d'entrada, el sistema ha de guardar ambdues dades i mostrar qui ho ha tocat. Sense traçabilitat, no serveix.

Què has de registrar cada dia

Tres coses obligatòries:

• Inici de jornada: l'hora exacta. No s'arrodoneix.
• Final de jornada: igual, l'hora exacta.
• Interrupcions: pauses per dinar o descansos, amb hora de sortida i retorn.

Aquest nivell de detall serveix tant a la Inspecció com a tu. Saps exactament quantes hores treballa cada persona.

Les sancions

• Infracció lleu (sense sistema homologat): de 626 a 6.250 euros.
• Falsificació de registres: de 3.126 a 10.000 euros per cada treballador afectat.
• Sanció màxima: 225.000 euros.

A més de les multes, les sancions poden comportar l'exclusió de subvencions i contractes públics.

Teletreball i mobilitat

Tots els treballadors han de fitxar, independentment d'on treballin. Comercials, remots, híbrids... sense excepcions.

La solució habitual són aplicacions mòbils amb geolocalització. El treballador fitxa des d'on sigui i queda registrat amb hora i ubicació. Per a l'empresa, és una prova objectiva en cas de discrepàncies.

Quant de temps has de conservar els registres

4 anys. Si la Inspecció ve el 2027, pot demanar-te els fitxatges del 2023.

Molts sistemes gratuïts o bàsics no arriben a aquest límit. Comprova-ho abans d'implementar res. I si canvies de sistema, has de migrar totes les dades antigues.

Microempreses i autònoms amb empleats

La normativa no fa excepcions per mida. Un autònom amb un sol treballador té les mateixes obligacions que una empresa gran.

Hi ha solucions adaptades a microempreses des de 2-3 euros per treballador al mes. No cal un sistema complex, però sí un que compleixi els requisits.

Sistemes vàlids i sistemes prohibits

Prohibits a partir de 2026:

• Excel i Google Sheets
• Paper i llibretes
• Correus o WhatsApp com a prova
• PDFs editables
• Qualsevol sistema que permeti modificar dades sense traçabilitat

Vàlids:

• Softwares de control horari certificats (Holded, Factorial, Kenjo...)
• Apps mòbils amb geolocalització i registre immutable
• Terminals de fitxatge connectats a un sistema digital
• Plataformes al núvol amb historial de canvis

El criteri és sempre el mateix: si es poden canviar dades sense deixar rastre, no serveix.

Com preparar la teva empresa

1. Avalua el que tens ara. Paper o Excel → has de canviar. Sistema digital → comprova que compleix tots els requisits.
2. Tria una solució adaptada a la teva mida. Menys de 10 treballadors, una app senzilla pot ser suficient. Més de 50, considera integrar-ho amb nòmines i RRHH.
3. Forma els teus treballadors. Tothom ha de saber com fitxar correctament. Els errors generen inconsistències.
4. Estableix un protocol d'incidències. Qui pot fer correccions, per què i com es justifiquen. Tot documentat.
5. Fes proves ara. No esperis al gener. Implementa el sistema, detecta errors i assegura't que tot funciona.

Preguntes freqüents

Puc seguir amb Excel si faig còpies de seguretat? No. Excel no compleix el requisit d'inviolabilitat. La Inspecció no l'accepta.

Què passa si un treballador oblida fitxar? El responsable pot fer la correcció, però el sistema ha de registrar qui ha fet el canvi i per què. No s'esborren dades, s'afegeixen amb justificació.

Els treballadors parcials o en ERTE també han de fitxar? Sí. Qualsevol treballador que presti serveis, sigui quin sigui el tipus de contracte.

Quant costa implementar un sistema? Per a microempreses, des de 20-30 euros al mes. Per a empreses més grans, entre 3-5 euros per treballador al mes.

Si la Inspecció ve sense tenir el sistema, puc posar-m'hi al moment? No. La sanció és immediata. No hi ha marge per posar-se al dia durant l'auditoria.

El fitxatge biomètric és vàlid? Sí, sempre que el terminal estigui connectat a un sistema digital homologat.

Des de Nubulus ajudem empreses a implementar solucions de control horari que compleixin la normativa, adaptades a la seva mida i punt de partida. Si tens dubtes sobre quin sistema t'encaixa millor, parlem-ne.