Transformació digital de pimes: primer els processos, després les eines

La transformació digital d'una empresa comença pels processos, no pel programari. Una eina no ordena el que no està ordenat: només fa que el desordre sigui digital. Primer es revisa com es treballa, després es defineix com es vol treballar i, només aleshores, es tria l'eina (un ERP, un CRM o un programa de facturació) que ho sosté.

Sense processos definits, la digitalització no funciona

Si el procés és desordenat, l'eina multiplica el problema. Això val per a les empreses que encara no han començat i també per a les que ja han digitalitzat alguna tasca.

Segons ESIC (2025), quatre de cada deu pimes espanyoles encara no han iniciat el camí de la digitalització. Les que sí que l'han fet destaquen un resultat: un 65% diu que ha optimitzat les operacions un cop digitalitzats els processos.

Què hi guanya l'empresa i què hi guanyen els clients

L'empresa guanya temps, ordre i dades fiables per decidir. Sap què ha venut, què ha de cobrar i què ha de preparar.

El client ho nota de seguida. Rep pressupostos més ràpids, menys errors i una resposta clara quan pregunta per la seva comanda.

Menys paperassa administrativa, més temps per al negoci

La càrrega administrativa és el cost que ningú no veu. Són pressupostos fets a mà, dades escrites dues vegades i documents que es busquen a l'últim moment.

Un bon procés digital redueix aquesta feina. L'estudi de digitalització de pimes de Holded (2022) coincideix que un dels beneficis principals és l'agilització de processos, amb menys temps en tasques administratives i operatives.

Per què l'eina sola no fa la transformació

Una eina no sap com funciona el vostre sector. Això ho heu de conèixer vosaltres, i és el que decideix si la implantació funciona. Hi ha dos factors que pesen més que cap altre:

• Els estàndards del sector. Cada sector té la seva manera de pressupostar, facturar i fer el seguiment del client. Conèixer-la evita reinventar la roda.
• Els processos interns. Cada empresa té les seves excepcions i els seus costums. Cal posar-los sobre la taula abans de tocar res.

Protocols d'actuació: com posar tot l'equip a treballar igual

Un protocol d'actuació és posar per escrit com es fa una cosa a l'empresa. No cal que sigui llarg: n'hi ha prou amb què tothom sàpiga què fer i en quin ordre.

Quan tot l'equip treballa igual, l'eina deixa de ser un projecte d'una sola persona i passa a ser la manera de treballar de tots. Dos bons punts de partida són aquests:

• Comandes. Qui les crea, amb quines dades, com es confirmen i com arriben a qui les ha de preparar.
• Gestió comercial. Com es registra un contacte, com es fa un pressupost i com se'n fa el seguiment.

Procés	Què es defineix	Què s'aconsegueix
Pressupostos	Plantilla, dades mínimes i qui l'aprova	Respostes més ràpides i sense errors
Comandes	Del pressupost acceptat a la comanda	Tot preparat abans de començar la feina
Gestió comercial	Registre de contactes i seguiment	Cap oportunitat perduda
Facturació	Quan i com es factura	Cobraments més ordenats

Un cas real d'automatització de processos: un autònom de la construcció

Un petit autònom del sector de la construcció treballava amb molta feina administrativa. Va decidir revisar els seus processos i va començar a utilitzar Holded com a eina de gestió.

Primer va ordenar com es fan els pressupostos i com es converteixen en comandes. Després va fixar un protocol perquè cada visita comencés amb tot a punt.

Ara surt a fer les visites amb la documentació preparada i només amb els materials mínims necessaris.

Aquí l'eina és Holded, però el que ha marcat la diferència és el procés que hi ha al darrere. Holded és un ERP pensat per a empreses petites i autònoms, i a Nubulus en som partners oficials i en veiem l'ús cada dia.

Per on començar: sis passos

1. Escolliu un sol procés. Mireu quin us frena més o quin en condiciona d'altres: de vegades el que sembla més llarg s'escurça si abans ordeneu el que té al davant.
2. Expliqueu-lo tal com es fa avui. Sense maquillar-lo.
3. Decidiu com ha de ser. Quins passos, qui el fa i amb quines dades.
4. Escriviu el protocol. Una pàgina, curta i clara.
5. Trieu l'eina. Només ara, amb el procés ja definit.
6. Reviseu-ho al cap d'uns mesos. I passeu al següent procés.

Si només podeu fer una cosa aquesta setmana, escriviu en una pàgina com es fa avui un pressupost a la vostra empresa. Quan el tingueu sobre el paper, veureu al moment on es perd el temps.

Parlem-ne

Cada empresa treballa a la seva manera. Per això el millor primer pas és una conversa.

Si voleu, fem una reunió per conèixer-nos. Ens expliqueu com és el vostre dia a dia i mirem com us podem ajudar.

Demaneu una reunió

Preguntes freqüents

Per on s'ha de començar la transformació digital d'una empresa?

No hi ha un únic punt de partida. Sovint s'escull el procés que més temps administratiu consumeix, però un procés llarg pot ser-ho perquè en depèn un altre que està desordenat. Abans de digitalitzar-lo, reviseu-lo i ordeneu el que té al davant. Per exemple, ordeneu els pressupostos abans de les comandes.

Cal comprar un programari de gestió abans de definir els processos?

No. Si compreu primer, acabareu adaptant la feina a les limitacions de l'eina o digitalitzant un desordre. Definiu abans qui fa cada pas, amb quines dades i en quin ordre. Amb això clar, comparar ERP o programes de facturació és molt més fàcil i el canvi costa menys.

Un ERP com Holded serveix per a un autònom?

Sí. És una opció adequada per a empreses petites i autònoms que volen ordenar pressupostos, comandes i facturació en un sol lloc. Ara bé, l'eina només sosté el procés: si no el teniu definit, no el solucionarà per vosaltres.

Què és un protocol d'actuació i com s'escriu?

És un document curt que explica com es fa una tasca concreta: qui la fa, en quin ordre i amb quines dades. Una pàgina és suficient. Escriviu-lo amb l'equip que fa la feina, no només des de direcció, i reviseu-lo al cap d'uns mesos perquè no quedi desfasat.

Quins processos convé digitalitzar primer?

Els que es repeteixen cada setmana i generen errors: pressupostos, comandes, seguiment de contactes i facturació. Són els que més temps administratiu consumeixen i els que més noten els clients. Deixeu per més endavant els que es fan poques vegades l'any o depenen molt de casos particulars.

I si ja heu digitalitzat algun procés?

Aleshores toca revisar si aquell procés té un protocol que tothom segueixi, i aplicar el mateix criteri als següents. Un procés digitalitzat sense protocol acaba fent-se de maneres diferents segons qui el faci, i es perd gran part de l'avantatge.

Com sé si un procés està prou ordenat per digitalitzar-lo?

Si dues persones de l'equip us expliquen el mateix procés i les versions coincideixen, ja el podeu digitalitzar. Si cadascuna el fa diferent, o hi ha excepcions que ningú no ha escrit, cal aclarir-ho primer. Un bon test: una persona nova el podria seguir sense preguntar res?

Fonts: ESIC (2025), via Tecnocim Innova; estudi de digitalització de pimes de Holded (2022).